Hồ sơ hoàn công (hồ sơ, tài liệu hoàn thành công trình xây dựng) là tài liệu, lý lịch của sản phẩm công trình xây dựng, bao gồm các vấn đề từ chủ trương đầu tư đến việc lập dự án đầu tư xây dựng, khảo sát xây dựng, thiết kế công trình, thi công xây dựng công trình và các vấn đề khác có liên quan đến dự án, công trình đó.
Hồ sơ hoàn công bao gồm hồ sơ pháp lý và tài liệu quản lý chất lượng được quy định tại Phụ lục 3 của Thông tư số 12 /2005/TT-BXD ngày 15/7/2005 của Bộ Xây dựng về “Hướng dẫn một số nội dung về Quản lý chất lượng công trình xây dựng và Điều kiện năng lực của tổ chức, cá nhân trong hoạt động xây dựng”. Hồ sơ pháp lý là do chủ đầu tư tập hợp. Trách nhiệm của nhà thầu thi công xây dựng là lập tài liệu quản lý chất lượng để giao cho chủ đầu tư tập hợp cùng với hồ sơ pháp lý lập thành hồ sơ hoàn công.
Theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 21 của Nghị định 209/2004/NĐ-CP thì Chủ đầu tư có trách nhiệm “tập hợp, kiểm tra tài liệu phục vụ nghiệm thu công việc xây dựng, bộ phận công trình, giai đoạn thi công xây dựng, nghiệm thu thiết bị, nghiệm thu hoàn thành từng hạng mục công trình xây dựng và hoàn thành công trình xây dựng“ bởi vậy, chủ đầu tư yêu cầu nhà thầu thi công xây dựng tập hợp tài liệu quản lý chất lượng trước để có cơ sở lập hồ sơ hoàn công.
Theo quy định trên thì hồ sơ hoàn công, đo vẽ địa hình gồm bản gốc, các bản chính và các bản sao. Thể thức hồ sơ thanh toán và trình duyệt quyết toán được nêu tại các vản bản của Bộ Tài chính:
Thông tư số 27/2007/TT-BTC ngày 3/4/2007 “Hướng dẫn về quản lý, thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước”.
Thông tư 130/2007/TT-BTC ngày 02/11/2007 “Sửa đổi, bổ sung một số điểm của Thông tư số 27/2007/TT-BTC ngày 03/4/2007 của Bộ Tài chính hướng dẫn về quản lý, thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước”.
Thông tư 33/2007/TT-BTC ngày 09/4/2007 “Hướng dẫn quyết toán dự án hoàn thành thuộc nguồn vốn Nhà nước”.
Thông tư 98/2007/TT-BTC ngày 09/8/2007 “Sửa đổi, bổ sung một số điểm của Thông tư số 33/2007/TT-BTC ngày 09/4/2007 của Bộ Tài chính hướng dẫn quyết toán dự án hoàn thành thuộc nguồn vốn Nhà nước”.
Hồ sơ thanh toán khối lượng xây lắp hoàn thành thực hiện theo các quy định tại thông tư số 06/2007/TT-BXD ngày 25/7/2007 của Bộ Xây dựng (mục 2.8 phần II). Hồ sơ thanh toán phải được ký tên đóng dấu của các bên tham gia thanh toán theo quy định. Tuỳ từng trường hợp cụ thể Chủ đầu tư có thể yêu cầu số lượng bộ hồ sơ
Xin phép thi công xây dựng được lập theo các quy định tại điều 27 Nghị định 209/2005/NĐ-CP ngày 16/12/2004 của Chính phủ. Số lượng bộ hồ sơ hoàn công tuy thuộc vào từng công trình, do hai bên đàm phán trong quá trình ký hợp đồng xây dựng.
